Affinché un progetto di outsourcing nella gestione degli stampati abbia successo, sono necessarie alcune attenzioni al modo con cui l’azienda lo affronta.
Questi sono 6 suggerimenti di cui tenere conto:
- Scegli un partner di Print Management che porti la specifica esperienza necessaria nella gestione in outsourcing dei principali stampati realmente acquistati
- Identifica le persone chiave all’interno dell’azienda responsabili del processo. Deve essere chiaro che agiscono per realizzare un progetto voluto dalla direzione aziendale.
- Identifica le aree principali di costo degli stampati nei singoli reparti dell’azienda (marketing/comunicazione, produzione, amministrazione, gestione del personale, etc) e collabora in modo aperto con il Print Manager nel fornire tutte le informazioni. Più complete saranno le informazioni, maggiore sarà il contributo del Print Manager nel trovare le migliori soluzioni i termini di qualità, servizio e costo.
- Tieni separate l’acquisto degli stampati dalle attività di creatività. Sono due mestieri diversi e, quando vengono confusi, c’è la quasi certezza di spendere di più.
- Sii pronto ad affrontare il cambiamento. Le resistenze sono comuni in tutti i casi in cui si provi a cambiare come nel caso dell’outsourcing della gestione degli stampati. Per mitigare la resistenza al cambiamento sii trasparente indicandone le ragioni e gli obiettivi. Di sicuro ci saranno meno resistenze e il processo sarà più ordinato.
- Non preoccuparti troppo se all’inizio parte dei costi di stampa non sono quantificabili in modo preciso: sarà il Print Manager ad aiutarti a trovare le informazioni rilevanti. La sua esperienza ti serve anche a capire meglio il costo dell’intero processo di gestione degli stampati e non il solo costo diretto di acquisto. Costruirà inoltre un data base con caratteristiche e costi degli stampati che, in qualche mese, servirà da supporto a migliorare anche di più l’acquisto degli stampati.